Traduction française d’un data retention schedule dans le cadre de la conformité RGPD

Nous avons récemment été chargés de traduire de l’anglais vers le français un calendrier de conservation des données (data retention schedule), outil essentiel à la mise en conformité d’une entreprise française avec le RGPD.

Un outil central de gouvernance documentaire

Ce document visait à :

• inventorier l’ensemble des documents collectés (data collection),

• préciser s’il s’agissait d’originaux ou de copies,

• indiquer leur support de conservation (papier ou numérique),

• et surtout, à déterminer :

  • la durée de conservation légale (legal retention period),

  • son point de départ (starting point),

  • et le fondement juridique applicable (ex. : contrat, obligation légale, intérêt légitime...).

Certaines durées étaient déterminées par la loi, d'autres calculées par application d’un principe de précaution au regard des règles sur la prescription (precautionary rule in regard to statutes of limitation).

Un document vivant, à adapter par service ou activité

Le calendrier était structuré par service ou secteur d’activité, et précisait notamment :

• la date de la demande (date of request) pour les dossiers clients,

• la fin de l’événement concerné (end of the event concerned) pour les sinistres ou incidents,

• ou encore la résiliation ou expiration du contrat (term/termination of the contract) comme point de départ.

📌 Quelques équivalents-clés rencontrés dans ce projet

(traduction contextuelle uniquement) :

• legal retention period → durée de conservation légale

• starting point → point de départ

• precautionary rule in regard to statutes of limitation → principe de précaution au regard des règles sur la prescription

• data collection → collecte des données

• date of request → date de la demande

• end of the event concerned → fin de l’événement en question

• term/termination of the contract → résiliation ou expiration du contrat