Nous avons récemment été chargés de traduire de l’anglais vers le français un calendrier de conservation des données (data retention schedule), outil essentiel à la mise en conformité d’une entreprise française avec le RGPD.
Un outil central de gouvernance documentaire
Ce document visait à :
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inventorier l’ensemble des documents collectés (data collection),
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préciser s’il s’agissait d’originaux ou de copies,
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indiquer leur support de conservation (papier ou numérique),
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et surtout, à déterminer :
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la durée de conservation légale (legal retention period),
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son point de départ (starting point),
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et le fondement juridique applicable (ex. : contrat, obligation légale, intérêt légitime...).
Certaines durées étaient déterminées par la loi, d'autres calculées par application d’un principe de précaution au regard des règles sur la prescription (precautionary rule in regard to statutes of limitation). Le traitement des données personnelles, déjà rencontré dans le consentement à l’utilisation des données d’un contrat de licence logicielle, impose la même précision terminologique.
Un document vivant, à adapter par service ou activité
Le calendrier était structuré par service ou secteur d’activité, et précisait notamment :
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la date de la demande (date of request) pour les dossiers clients,
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la fin de l’événement concerné (end of the event concerned) pour les sinistres ou incidents,
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ou encore la résiliation ou expiration du contrat (term/termination of the contract) comme point de départ.
📌 Quelques équivalents-clés rencontrés dans ce projet
(traduction contextuelle uniquement) :
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legal retention period → durée de conservation légale
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starting point → point de départ
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precautionary rule in regard to statutes of limitation → principe de précaution au regard des règles sur la prescription
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data collection → collecte des données
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date of request → date de la demande
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end of the event concerned → fin de l’événement en question
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term/termination of the contract → résiliation ou expiration du contrat
❓ FAQ : traduire un calendrier de conservation RGPD
Qu'est-ce qu'un data retention schedule ?
C'est un calendrier de conservation des données, outil central de gouvernance documentaire pour la conformité au RGPD. Il inventorie les documents collectés, précise leur support et, surtout, fixe la durée de conservation légale de chaque catégorie.
Quels éléments fallait-il rendre avec précision ?
La durée de conservation légale (legal retention period), son point de départ (starting point) et le fondement juridique applicable : contrat, obligation légale ou intérêt légitime. Chaque catégorie de documents obéissait à sa propre règle.
Comment était structuré le point de départ des durées ?
Selon l'activité : date de la demande (date of request) pour les dossiers clients, fin de l'événement concerné (end of the event concerned) pour les sinistres, ou résiliation et expiration du contrat (term/termination of the contract) ailleurs.
